流程
收到论文录用邮件后
签证：有些国家的签证办理周期很长，需要尽快。
邀请信：有的会议可以直接在投稿论文的网站中下载邀请信，否则需要向大会秘书发送邮件索要邀请信。
学校系统：注意在下图两个地方都要申请：
先进入【东南大学-综合服务大厅】中的【研究生国际交流】，选择【研究生参加顶级国际学术会】，在会议名称下拉列表中，可以看到各个学院所规定的顶级学术会议列表，从而知道自己参加的会议是不是顶会。
同时要在【学生因公出国(境)申请】中提交申请，这个是国际合作处的，先仔细看一下官网的【出国申报说明】说明，学校对离境和入境时间有严格限制，离境时间可以提前一天，入境时间不能延后。比如会议日程是11号到15号共5天，则要求最早10号离境，最晚15号入境。在系统中填写出发和返回时间时也能看到相应的时间限制。没提前申请或没按照规定时限出入境都会遭到领导的亲切问候。
提交以上两个申请后需要提醒导师及学院领导审核。校级领导一般会在三个工作日内完成审核而不需提醒。总之在出境前一定要完成两个系统的所有审核流程。
学生相关签证材料
在【综合服务大厅】搜索【研究生证明打印申请】，进入申请可获得【东南大学研究生在读证明】。
【学生因公出国（境）申报审批】通过后可以在【四牌楼老图书馆国际合作处】获得两个材料【事业单位法人证书】和【资助证明】。
在【学信网】可以打印【学籍在线验证报告】。
准备行程
机票：按照国际合作处登记的出入境时间购买机票。一次性购买往返机票可以省钱，不必分开购买。
酒店：可以在booking.com等网站或携程等软件预定，可以根据预算选择酒店档次，不同国家地区的标准可参考【因公临时出国——各国家和地区住宿费、伙食费、公杂费开支标准表】。
参会
在国外注意保存好充值公交卡的收据，进行演讲前需找人帮忙拍照，报销要用。
回国后材料准备
总结材料：进入学校系统，在【研究生国际交流】中提交总结材料，提交即可，学校领导会在之后给纸质材料盖章时现场审核（没有申请可以跳过）。
批件：前往【国际合作处办公室】，领导会现场打印【《东南大学出国、赴港澳任务批件》】、【《因公临时出国（境）任务和财务核算审批意见表》】，称这俩文件为【批件】。
报销单：登录【东南大学-财务处】，申请报销单，业务大类选择【因公出国】，项目号和负责人根据学院老师公布的信息填写（如果是走导师的项目，需要填写导师的项目号和上传发票）。
之后页面就与日常报销业务一样了，完成后打印报销单。
如需要填写经费使用计划，按要求填写即可
其他报销材料
- 报销单中每项支出的发票或收据和大额支出的支付记录。有发票最好，没有发票就用收据，保险起见可以把所有超过1000的支出项的支付记录都打印出来，火车票可以去火车站打印报销凭证。
- 护照人像页复印件；
- 出入境记录（支付宝搜出入境小程序可打印）。
- 如果实际出入境天数超出了申请天数，需要写一个实际在外天数超批件天数说明，说明为何超出了申请天数，然后道歉之类的话，然后准备好挨骂，找国际合作处领导签字盖章。
签字盖章提交
至此，手中应当有：两个【批件】、【报销单】、【经费使用计划】（可选），和上面列出的其他报销材料，如：
- 【来回机票费】的【支付记录】、【发票】、【出行单】。
- 【酒店费】的【支付记录】、【发票】、【酒店水单】、【入住证明】。
- 【签证费】的【支付记录】、【税务发票收据】。
- 【会议注册费】的【支付记录】、【邀请函】、【收据】、【收费标准】、【会议日程】。
- 【护照】的【照片页】、【出入境证明】。
下方为申请了学校报销的一些流程：
报销单和经费使用计划需要先找导师和学院领导签字，然后把所有这些材料拿到研究生院管理国际会议的办公室，由相关老师签字盖章，同时他也会审核学校系统中提交的总结材料。牌区地址为逸夫建筑馆107，之后老师还会提示到108找报销单项目负责人签字，再到204盖研究生院章。
至此，把所有材料用夹子或别针夹在一起，投递到【自助提交报销单】的机器内，之后财务处可能会发短信提示补充缺失的材料，所有材料补齐后，银行卡会在1-2个工作日内收到报销经费。